Systeme und Daten
Welches Programm, welche Excel-Liste, welcher Ordner. Welche Daten entstehen, welche werden gebraucht.
Der Erhebungsworkshop
Bevor jemand über Software spricht, schauen wir uns an, wie Ihr Unternehmen wirklich arbeitet. Nicht das Organigramm, sondern die Handgriffe, Ausnahmen und Abkürzungen, die den Betrieb am Laufen halten.
Ergebnisse
- Prozesslandkarte
- alle Abläufe je Abteilung
- Schmerzpunkte
- je Arbeitsschritt, priorisiert
- Wissensträger
- wer was weiß, und was davon nirgends steht
- Mengengerüst
- Kunden, Artikel, Aufträge, Buchungen
- Systemlandschaft
- Programme, Listen, Schnittstellen
Tiefe
Fünf Ebenen, bis zum einzelnen Handgriff
Wir erheben strukturiert von oben nach unten. Jede Ebene hat ihre eigenen Fragen.
Unternehmen
Ziele, Standorte, Gesellschaften, Kennzahlen, die heute fehlen.
Abteilung
Aufgaben, Verantwortung, Übergaben an andere Abteilungen.
Arbeitsplatz
Wer sitzt wo, mit welchen Programmen, Listen und Geräten.
Prozess
Vom Auslöser bis zum Ergebnis, mit Teilprozessen und Varianten.
Schritt
Tätigkeit oder Entscheidung, mit Daten, Rolle, Zeitbedarf und Ausnahmen.
Je Schritt
Was wir zu jedem Arbeitsschritt festhalten
Entscheidungen
Wo es sich verzweigt, nach welchen Regeln, und was die Ausnahme auslöst: Material, Zeit, Ressource.
Schmerzpunkte
Doppelte Erfassung, Wartezeiten, Fehlerquellen. Das, worüber in der Kaffeeküche geschimpft wird.
Wünsche
Was es leichter machen würde. Oft kleine Dinge mit großer Wirkung.
Implizites Wissen
Was nur eine Person weiß und nirgends steht. Das sichern wir, bevor es verloren geht.
Rollen
Wer macht es, wer gibt frei, wer muss informiert werden. Die Grundlage für das Rechtekonzept.
Ablauf
Vorbereitung, Workshop, Auswertung
Digitale Vorerhebung
Wissensträger bekommen einen Link zu unserem Erhebungswerkzeug und skizzieren ihre Abläufe, ohne Konto und ohne Schulung.
Workshop vor Ort
Wir gehen die Abläufe gemeinsam durch, am Arbeitsplatz statt nur im Besprechungsraum. Fertigung und Lager schauen wir uns in der Halle an.
Auswertung
Wir führen alles zu einer Prozesslandkarte zusammen, versioniert, damit jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
Rückspiegelung
Sie prüfen das Ergebnis. Erst wenn Sie sich darin wiederfinden, geht es ins Lastenheft.
Unser Erhebungswerkzeug: Die Erhebung läuft in einer eigenen Webanwendung von aepfel+birnen. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig, jeder Stand wird versioniert, Anhänge wie Formulare oder Fotos hängen direkt am Schritt. Am Ende exportieren wir alles für das Lastenheft.
FAQ
Häufige Fragen
Wer sollte am Workshop teilnehmen?
Geschäftsführung für Ziele und Entscheidungen, die Leitungen der Bereiche und vor allem die Menschen, die die Arbeit täglich machen: Auftragsannahme, Einkauf, Lager, Fertigung, Buchhaltung. Ihr Wissen ist der wichtigste Rohstoff.
Wie bereiten wir uns vor?
Sie bekommen vorab einen digitalen Fragebogen per Link, ohne Anmeldung. Darin skizzieren die Wissensträger ihre Abläufe. Im Workshop vertiefen wir dann, statt bei null anzufangen.
Was passiert mit den Ergebnissen?
Sie bilden das Gerüst für das Lastenheft. Schmerzpunkte und Wünsche werden zu Anforderungen, die Prozesslandkarte zur Kapitelstruktur, Mengen zum Mengengerüst. Die Ergebnisse gehören Ihnen.
Kontakt
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Neu mit ERPNext
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