Fragen und Antworten zu ERPNext

ERPNext ist Open Source (GPL-3.0), Lizenzgebühren pro Benutzer fallen nicht an. Sie bezahlen für den Betrieb des Servers, für Einführung und Anpassung und für Betreuung danach. Wie viel das ist, hängt vor allem davon ab, wie viele Abläufe Sie abbilden und welche Daten übernommen werden. Nach einem Erstgespräch nennen wir Ihnen einen Rahmen.

Ja. Stücklisten, Arbeitspläne, Arbeitsplätze, Produktionsplanung, Fertigungsaufträge und Jobkarten gehören zum Standard. An der Werkbank melden Mitarbeitende Start, Ende, Menge und Ausschuss je Arbeitsgang zurück, am Tablet oder Terminal. Ein vollwertiges MES mit Maschinendatenerfassung ist ERPNext nicht, Maschinen lassen sich aber über die Schnittstelle anbinden. Mehr unter Fertigung und Shopfloor.

Ja, mit den richtigen Erweiterungen. Für Deutschland gibt es Apps für DATEV-Export, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), Bankanbindung und deutsche Besonderheiten bei Stammdaten und Belegen. Wir setzen diese Apps selbst ein und richten sie für Sie ein.

Die meisten Apps stellen wir unseren ERPNext-Kunden zur Verfügung und kümmern uns um Installation, Updates und Anpassung. Einige stehen unter einer Open-Source-Lizenz. Was für Ihr System in Frage kommt, besprechen wir gern, eine Übersicht finden Sie unter Apps.

Für neue Systeme empfehlen wir in der Regel Version 16. Bestehende Systeme auf Version 15 laufen stabil und werden weiter gepflegt, ein Umstieg will aber geplant sein. Mehr dazu unter ERPNext Version 16.

Das hängt vom Umfang ab. Erstgespräch und Erhebungsworkshop dauern wenige Tage, Lastenheft und Erfüllungskonzept einige Wochen. Danach ist der Aufwand je Anforderung bekannt, und wir können einen belastbaren Zeitplan nennen. Die Umsetzung läuft in Sprints, sodass erste Bereiche früh nutzbar sind.

Für ein kleines Team mit Standardabläufen reicht oft ein Workshop-Protokoll. Sobald Fertigung, mehrere Standorte, besondere Branchenregeln oder ein Altsystem im Spiel sind, spart ein Lastenheft Zeit und Geld, weil Missverständnisse vor der Umsetzung auffallen statt danach.

Ja. Es ist bewusst anbieterneutral geschrieben und gehört Ihnen. Das Erfüllungskonzept ist dann unsere Antwort darauf, und Sie können sie mit anderen Angeboten vergleichen.

Nein, und wir raten davon ab. Meist beginnen wir mit Verkauf und Rechnungen, danach folgen Einkauf, Lager, Fertigung oder Projekte.

Geschäftsführung für Ziele und Entscheidungen, die Leitungen der Bereiche und vor allem die Menschen, die die Arbeit täglich machen: Auftragsannahme, Einkauf, Lager, Fertigung, Buchhaltung. Ihr Wissen ist der wichtigste Rohstoff.

Sie bekommen vorab einen digitalen Fragebogen per Link, ohne Anmeldung. Darin skizzieren die Wissensträger ihre Abläufe. Im Workshop vertiefen wir dann, statt bei null anzufangen.

Sie bilden das Gerüst für das Lastenheft. Schmerzpunkte und Wünsche werden zu Anforderungen, die Prozesslandkarte zur Kapitelstruktur, Mengen zum Mengengerüst. Die Ergebnisse gehören Ihnen.

Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was die Lösung leisten muss. Das Pflichtenheft, bei uns Erfüllungskonzept genannt, beschreibt aus Sicht des Auftragnehmers, wie diese Anforderungen umgesetzt werden. Die VDI-Richtlinie 2519 beschreibt diese Trennung.

Formal der Auftraggeber, also Sie. In der Praxis schreiben wir es gemeinsam: Wir bringen Struktur, Vorlagen und ERP-Erfahrung mit, Ihr Team das Wissen über die Abläufe. Wichtig ist, dass es anbieterneutral bleibt.

So genau, dass ein Anbieter den Aufwand schätzen kann, aber ohne jede Bildschirmmaske vorzugeben. Für ein mittelständisches Unternehmen sind das meist einige hundert Anforderungszeilen, sortiert nach Bereichen.

Ja, im Kern. Wir nennen es Erfüllungskonzept, weil es für jede Anforderung zeigt, wie sie erfüllt wird: Standard, App oder Eigenentwicklung. Dazu kommen Lösungsbeschreibung, Aufwand und Abnahmekriterium.

Es ist ein eigener, klar begrenzter Arbeitsgang. Den Aufwand nennen wir nach dem Lastenheft, weil er von der Zahl der Anforderungen abhängt. Das Ergebnis gehört Ihnen, auch wenn Sie danach mit jemand anderem umsetzen.

Dann steht das so drin, mit der Alternative: eigene App, externes System mit Schnittstelle oder Prozessänderung. Bei sehr vielen Sonderwegen kann auch eine eigene Anwendung auf dem Frappe Framework sinnvoller sein. Diese Entscheidung treffen wir gemeinsam, bevor gebaut wird.

Weil sich in jedem ERP-Projekt Erkenntnisse ergeben, die vorher niemand hatte. Kurze Sprints mit sichtbarem Ergebnis machen Abweichungen früh sichtbar. Der Rahmen aus Lastenheft und Erfüllungskonzept bleibt trotzdem fest.

Er oder sie kennt die Abläufe, setzt Prioritäten im Backlog, entscheidet bei Fragen zeitnah und nimmt Ergebnisse ab. Rechnen Sie mit einigen Stunden pro Woche, in heißen Phasen mehr.

Im Projektboard, das wir Ihnen im Kundenportal freigeben. Dazu kommt das Sprint-Review alle paar Wochen, in dem wir die Ergebnisse am laufenden System zeigen.

Nein. NEOSEC Sonar liest aus, es verändert nichts. Umfang, Zugänge und Gesprächstermine werden vorab abgestimmt.

Typischerweise jährlich, damit die Ergebnisse vergleichbar bleiben, und zusätzlich nach größeren Änderungen wie einer neuen ERPNext-Hauptversion oder einem Serverumzug.

Ja. Der Bericht mit Risikomatrix und priorisierten Maßnahmen ist ein Nachweis, mit dem Geschäftsführung, Prüfer und Versicherer arbeiten können.

Ein offener Standard, über den KI-Assistenten auf andere Systeme zugreifen. Statt zu raten, fragt der Assistent über einen MCP-Server direkt in ERPNext nach und arbeitet mit Ihren echten Daten, im Rahmen der Rechte, die Sie festlegen.

Alle Assistenten und Werkzeuge, die das Model Context Protocol unterstützen, am Desktop, im Browser oder auf dem Smartphone. Die Liste wächst schnell, wir beraten Sie bei der Auswahl.

Sie kann nur, was der angebundene ERPNext-Benutzer darf und was der MCP-Server für diesen Benutzer freigibt. Lesende und schreibende Werkzeuge lassen sich getrennt erlauben, jeder Aufruf wird protokolliert.

Der MCP-Server läuft bei Ihnen oder bei uns in Deutschland. Was an das KI-Modell geht, hängt vom gewählten Anbieter ab. Wir helfen bei der Auswahl, beim Vertrag zur Auftragsverarbeitung und bei der Frage, welche Daten überhaupt freigegeben werden.

Technisch oft ja, sinnvoll selten. Wir übernehmen Stammdaten, offene Posten, Bestände und Salden zum Stichtag. Alte Belege bleiben im Altsystem oder in einem Archiv lesbar, damit die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt sind. Das ist schneller, günstiger und sauberer.

Die Vorbereitung dauert Wochen, der eigentliche Wechsel meist ein Wochenende oder einen Monatsabschluss. Weil vorher mehrere Probemigrationen gelaufen sind, gibt es am Stichtag keine Überraschungen.

Nein. ERPNext wird Hauptversion für Hauptversion aktualisiert, zum Beispiel von 13 auf 14, dann auf 15 und auf 16. Bei jedem Schritt laufen Datenbank-Patches, und eigene Apps müssen für jede Version passen. Wir planen das als eine Kette von Testläufen.

Ja. Eine Sicherung mit Datenbank und Dateien lässt sich auf einem eigenen Server oder bei uns wiederherstellen und umgekehrt. Wichtig sind passende Versionen von ERPNext und allen Apps.

Die stabile Version 16 von ERPNext und dem Frappe Framework ist Anfang 2026 erschienen, nach einer Beta-Phase ab November 2025 und fast zwei Jahre nach Version 15. Seitdem kommen regelmäßig Unterversionen mit Fehlerbehebungen.

Nicht sofort. Version 15 wird weiter gepflegt. Planen sollten Sie den Umstieg trotzdem, denn neue Funktionen und viele Apps erscheinen künftig zuerst für Version 16.

Version 16 setzt auf neuere Laufzeitumgebungen, unter anderem Python 3.14 und Node.js 24. Ältere Server brauchen deshalb oft erst ein Betriebssystem-Update. PDFs lassen sich zusätzlich über einen Chrome-basierten Renderer erzeugen.

Das hängt von der App ab. Eigene Anpassungen und Apps von Drittanbietern prüfen wir vor dem Umstieg auf einem Testsystem. Unsere eigenen Apps, die bereits für Version 16 freigegeben sind, stehen weiter unten.

Besonders. Mit der Materialbedarfsplanung, der Reservierung von Material für Fertigungsaufträge, der Rückverfolgung von Chargen und Seriennummern und der Lohnfertigung für Kunden sind gleich mehrere Lücken der Vorgängerversion geschlossen.

Frappe ist das Framework, auf dem ERPNext aufbaut. Es liefert Datenbank, Benutzerverwaltung, Oberfläche und Schnittstellen. ERPNext ist die ERP-Anwendung darauf. Unsere Apps sind ebenfalls Frappe-Apps und werden wie ERPNext installiert.

Nein. Wir sind die aepfel+birnen IT GmbH, ein unabhängiges IT-Systemhaus aus Mönchengladbach. ERPNext und Frappe sind Marken der Frappe Technologies Pvt. Ltd.